Cet article a pour objectif de vous aider à y voir plus clair sur le système d’information sans trop aller dans le détail, ce qui veut dire qu’un grand nombre de notions ne seront pas abordées. Nous verrons donc ce qu’est un système d’information, à quoi il sert concrètement, son implication dans la stratégie d’une entreprise et certains éléments essentiels à la compréhension de ce thème.
Lire plus : Être incollable sur le système d’information
Qu’est-ce qu’un système d’information ?
Un système d’information c’est un ensemble d’éléments permettant de traiter, stocker, diffuser des informations dans une organisation et qui a des composantes technologiques, organisationnelles et humaines.
Il ne doit pas être confondu avec le système informatique, qui n’est qu’un des supports du système d’information, qui permet notamment d’automatiser toutes les tâches réalisées par le SI.
Pour revenir au système d’information, définir uniquement le terme information est possible, mais pour Robert Reix (spécialiste français des systèmes d’information) il faut distinguer trois notions différentes :
Donnée | Représentation nommée qui prend une valeur codée |
Information | Interprétation d’une ou plusieurs données dans un contexte défini |
Connaissance | Information utilisée dans un contexte donné par un acteur identifié, ce qui consiste à interpréter, mémoriser ou relier des informations entre-elles |
Ces trois définitions permettent d’y voir plus clair et surtout d’être plus précis lorsque l’on parle du système d’information d’une entreprise dans sa copie. Charge à vous de montrer à votre correcteur que vous voyez bien la nuance entre ces trois notions distinctes le jour des concours.
À quoi sert l’information ?
L’information est devenue essentielle car elle permet de prendre des décisions éclairées, à la lumière des connaissances dont on dispose. Les entreprises le savent bien et utilisent de plus en plus d’outils et de techniques pour être au courant de ce qu’il se passe dans leur environnement (en témoigne le développement des techniques de veille informationnelles).
Par ailleurs l’information est même devenue une marchandise à part entière. Certaines entreprises comme Facebook ou Google ont par ailleurs basé une partie de leurs revenus sur la collecte et la vente d’informations, souvent structurées au sein de bases de données.
À quoi sert le système d’information ?
Là encore, Robert Reix nous permet d’y voir plus clair puisqu’il distingue quatre grandes fonctions d’un système d’information :
- Les applications fonctionnelles dont les fonctions sont variées : gestion de la relation client (logiciel GRC), gestion des ressources humaines…
- L’aide à la décision (tableaux de bord, systèmes interactifs d’aide à la décision…)
- L’assistance à la communication (échange de données, réseaux intranet…)
- L’aide à la gestion des connaissances (base de connaissances)
Le lien entre système d’information et stratégie
Puisque un système d’information permet à l’entreprise de prendre des décisions grâce aux informations récoltées, il existe forcément un lien entre stratégie et système d’information.
Ainsi, Henderson et Venkatraman ont désigné par l’expression “alignement stratégique” la mise en cohérence du SI avec la stratégie d’une entreprise. Pour eux, la performance d’une entreprise est déterminée par cet alignement stratégique.
Néanmoins, comment savoir si le SI d’une entreprise est efficace ?
Pour le savoir on peut utiliser le modèle d’équilibre besoins-capacités de Tushman, Nadler et Galbraith. D’après ce modèle, l’efficacité d’un SI repose sur sa capacité à gérer l’équilibre entre ses besoins et sa capacité en matière de traitement de l’information.
Le système d’information marketing (SIM)
Le système d’information marketing est un ensemble d’éléments matériels, immatériels et humains destiné à produire un flux d’informations ordonné et continu auprès de sources internes et externes et ce double flux informationnel (sources aussi bien internes qu’externes) en fait sa particularité. Il permet d’éclairer les acteurs marketing de l’entreprise pour prendre des décisions en fonction de leur position dans l’organisation.
Les acteurs d’un SIM, qu’ils soient internes ou externes, sont donc à la fois producteurs et utilisateurs de données et d’informations quantitatives et qualitatives. Schématiquement, le SIM d’une entreprise est structuré autour de quatre composantes (qui ne sont pas systématiquement toutes présentes dans chaque organisation et peuvent être externalisées):
- Le système comptable est le système le plus basique : il recueille les données issues du cycle de commande, livraison, facturation et l’enregistre systématiquement au niveau comptable. Ces données ne sont concrètement exploitables qu’à partir du moment où elles sont regroupées sous forme de tableaux de bord
- Le système d’analyse doit exploiter les données récoltées pour produire de l’information. Ce système a très largement évolué avec l’apparition du datamining (extraction de connaissances et de savoirs grâce à l’exploitation des Big Data) et des web analytics (solutions rendant possible la mesure, la collecte, l’analyse et la présentation des données, comme le reporting par exemple).
- Le système de renseignements ou d’intelligence marketing permet de récolter plus ou moins systématiquement des données sur l’environnement de l’entreprise.
- Le système de recherche marketing permet de produire des études destinées à régler ponctuellement des problèmes particuliers
Les Progiciels de gestion intégrés (PGI)
Les Progiciels de gestion intégrés permettent de gérer l’ensemble d’un processus d’une entreprise donnée en intégrant l’ensemble de ses fonctions (gestion des RH, gestion financière…).
Ils reposent sur un principe fondateur : construire des applications informatiques de manière modulaire, avec des modules indépendants entre eux, tout en partageant une base de données unique et commune.
Un PGI est coûteux et est donc généralement réservé aux grandes entreprises, mais il assure une intégrité et une unicité, il est intégré permettant ainsi l’automatisation et la transmission d’informations. Ceci permet d’éviter la redondance des informations données (donc de réduire les coûts en RH puisque moins de personnes doivent vérifier et traiter les données récoltées auprès de l’ensemble des collaborateurs), tout en permettant de maîtriser efficacement les stocks. De plus sa maintenance est simplifiée car elle est assurée directement par l’éditeur du PGI.
Comme mentionné dans l’introduction de cet article, il manque de nombreux éléments essentiels à connaître pour la préparation aux concours de management (comme les Échanges de données informatisées pour ne citer que cela). Néanmoins cet article vous permet d’avoir quelques éléments clés à la compréhension de ce thème, surtout si vous êtes en retard sur vos révisions. Ce thème est parfois mal abordé par de nombreux candidats et c’est dommage puisqu’il s’agit d’un thème assez simple à traiter et dont les théories principales (comme le modèle d’équilibre besoins-capacités) s’apprennent facilement. N’oubliez pas que chaque point compte et qu’un simple élément de connaissance peut faire la différence dans une copie.
